Изменить и преобразовать действительность:
в поисках новых результатов.

Характерной черной современности в общественных отношениях является постоянно нарастающий темп перемен и изменений. То, что было востребовано еще вчера, уже сегодня может стать прошлым. Достижения науки и развитие технологий не позволяют отдельному человеку (организации) оставаться прежним. Необходимо постоянно меняться, подстраиваться под текущую ситуацию, т.е. уметь гибко реагировать на окружающую действительность.

В число успешных организаций попадают лишь те, которые в состоянии выводить на рынок новые уникальные продукты и способны завоевать внимание потребителя. Данное утверждение справедливо для различных сфер деятельности: коммерческой, социальной, общественно-политической. При этом каждый действует в условиях высокой неопределенности и ограниченности ресурсов.

В рамках фирмы (учреждения) руководителю необходимо непрерывно иметь представление о текущем состоянии "ведомого" направления деятельности. Каждое из направлений работы, зачастую, представляет собой совершенно несогласованное и несвязанное с другими видами работ. Как пример, руководителю приходится решать задачи по набору персонала, задачи по разработке и продвижению нового продукта (услуги), сиюминутные задачи – проявления внешней среды (партнеры, поставщики).

Как не допустить срывов в работе по ключевым направлениям деятельности, а главное вовремя суметь среагировать на непредвиденные обстоятельства. Какой из технологических инструментов позволяет фирмам отслеживать непрерывный поток инноваций, а также своевременно вносить коррективы в нужное место?

О технологии "проект"

Любое из мероприятий вначале планируется: если не в форме документов, то хотя бы в пределах собственной головы. Не планировать себе может позволить лишь человек, который лишен интеллекта. Под планированием можно понимать представление образа будущего состояние субъекта (объекта), по отношению к которому человек проводит свои мысленные разработки. Разобраться же в деталях образа, а именно разбить его на отдельные важные и второстепенные элементы (составляющие), рассчитать необходимое количество ресурсов, а также обозначить приемлемые рамки его реализации (образа) позволяет технология, которая получила название проект.

Проект – это ограниченная во времени деятельность, направленная на создание уникального результата (продукта, услуги, мероприятия, организации). В отличие от других видов деятельности проект органичен во времени (сроках), заранее спланирован и имеет заинтересованную сторону (заказчика).

Важной задачей проекта является воплотить в жизнь новое "явление", либо грамотно скопировать существующее и улучшить его. В отличие от регулярно возобновляемой деятельности (например, протекающей на заводе по сборке автомобилей), где все действия уже отработаны, процессы налажены, результат заранее известен – очередной автомобиль сходит с конвейера, проектирование позволяет внедрять и отслеживать новшества.

В роли новшества может выступать создание новой марки автомобиля: производиться расчет по кадровым, материальным, финансовым ресурсам, которые необходимы для сборки новой модели. В рыночных условиях результатом новшества может послужить повышение качества продукции и уменьшение затрат на ее производство и т.д.

Анализируя области человеческой деятельности, в отношении которых применяются технологии проектирования, приходим к выводу, что по содержательной (своей сущности) части проект можно охарактеризовать тремя типами.

1. Коммерческий. Иначе говоря, Бизнес-проект, который направлен на извлечение финансовой прибыли. В качестве примера можно привести продвижение товаров (услуг) на рынок, работа с инвестициями и вложениями.

2. Организаторский. Проекты, направленныена преобразование ресурсов в новое качество, при этом связанные с изучением, решением или поддержанием определенного состояния в обществе (социальной группе).

В качестве примера можно привести проекты по созданию политических объединений, проекты по решению военных задач в масштабах отдельного региона (гос. проекты), проекты по организации и проведению пресс-конференций, спортивных, массовых, благотворительных, деловых, развлекательных и торжественных мероприятий.

3. Технический. Данный характер проектов связан с многочисленными математическими, физическими и прочими научными расчетами. В качестве примера может служить проект по созданию новой космической станции с последующим ее выводом на орбиту. В реальных условиях существует возможность использования смешанных типов, т.е. технического проекта с элементами коммерческого, или организаторского с элементами коммерческого и технического. Все зависит от круга задач, которые предстоит решить.

Как видно из выше приведенной характеристики проектов область применения подобной технологии не ограничена. По этой причине, детально остановимся на одной из них – организаторском проектировании, которое представляет заранее спланированное мероприятие (митинг, акцию, шествие) на отведенном участке территории, направленное на удовлетворение интересов и потребностей заинтересованных лиц: органов власти, общественности, коллектива исполнителей. Далее мы подробно рассмотрим отдельные составляющие элементы организаторских проектов на примере социальных мероприятий…

Содержание проекта.

Прежде всего, любой проект представляет собой официальный документ, оформленный в соответствии с заданными требованиями заказчика. В качестве подобных требований выступают правила визуального оформления, и правила оформления содержательной части документа. Касательно визуального оформления (размер текста, шрифт, требования к оформлению титульного листа), как привило, потенциальное учреждение-заказчик предоставляет образец оформления документа и дополнительных вопросов не встречается.

Касательно содержательной части – здесь выступает наличие заданных разделов в документе, с которыми мы более подробно ознакомимся далее. 1. Аннотация – отражает краткое описание проекта в пределах одной страницы. 2. Актуальность – отражает необходимость реализации проекта: освещает существующую проблему, на решение которой направленно мероприятие. Зачастую актуальность реализации мероприятия привязывается к праздничной дате и выполняется соответствующим образом.

3. Целеполагание – содержит цели и задачи проекта. 4. В описании – представляется программа и сценарий мероприятий. Указываются поставщики материалов и оборудования. Отражается механизм достижения поставленных целей и задач. 5. Рабочий план реализации – содержит последовательный набор действий ответственных исполнителей со сроками их выполнения. 6. Ожидаемые результаты – выступают показателями и являются критериями оценки успешности реализации проекта. Также стоит отметить, что данный раздел должен согласовываться с разделом целеполагание.

7. Механизм оценки результатов – представляет способы и методы измерения ожидаемых результатов. В качестве команды сторонников выставления оценок могут выступать привлеченные эксперты, либо конкретные сотрудники (государственные служащие) организации заказчика. Помимо официальных лиц в качестве оценки мероприятия можно использовать отзывы участников и представителей Средств массовой информации. 8. Перспектива развития указывает на возможное развитие проекта в будущем. 9. Бюджет.

В дополнительный, десятый раздел, можно вложить техническую информацию о проекте: приложить макеты рекламной продукции, отразить схематическую расстановку зала, указать полные реквизиты организации-исполнителя, разработчика проекта и т.п. и т.д.

К вопросу о том, если мой проект представляет собой установку нового аквариума с Балтийскими рыбками в офисе на первом этаже, который будет выполнен за два шага (купить, установить), стоит ли разрабатывать подробный документ из десяти разделов?

Ответ – нет!

Подобное действие можно назвать проектом. Но, для его выполнения вполне хватило ваших собственных сил. Вы имели возможность полностью контролировать ход событий, а также были постоянно в курсе последних изменений. Здесь команда – это один человек.

А там, где команда состоит из двух и более лиц, уже начинаются сложности. По этой причине надо учитывать, что разработанный документ, прежде всего, является средством общения между вами и вашей командой. Да, время есть на совещание, но более полную согласованную картину о желаниях и представлениях поможет сложить документ. Рабочий график позволит каждому члену команды действовать согласованно со своим соседом, а, следовательно, работа пойдет более эффективно и успех проекта станет ближе…

Таким образом, есть места, где можно ограничиться лишь собственными рассуждениями, разбросанными на одном листочке бумаги формата A4 (упрощенная технология), а есть места, где надо использовать все преимущества разработки проекта (полная технология).

Концепция проекта (КП).

Учитывая тот факт, что документ содержит в себе набор шаблонов, положений и инструкции, разработанных в конкретный период времени, не стоит исключать возможность некоторых не состыковок при его исполнении в будущем. Здесь удачным примером опасности любого документа (закона), при неумелом его использовании, служит "Итальянская забастовка". Суть ее состоит в том, что рабочие испытывающие недовольство в определенном вопросе, выходят на работу и делают исключительно то, что им предписывают инструкции. Результат – за считанные часы вся промышленность встает намертво…

Надо четко разграничивать, где заканчивается содержательная часть проекта и начинается концептуальная, т.е. та, которая содержится в образном мышлении руководителя проекта и отражает текущее положение дел. По этой причине разработанный документ стоит использовать как вспомогательный ориентир в собственной работе.

В понятие "концепция проекта" вкладывается видение коллективом исполнителей существующей проблемы и примерное представление о методах решения данной проблемы. Это подобно взгляду со стороны (либо сверху, кому как удобнее). Помимо всего прочего концепция отражает главную идею мероприятия. Результатом служит представление о том, каким мероприятие должно быть, а также представление о необходимых шагах, которые приведут к поставленным целям и задачам (в рамках проекта).

На наш взгляд концепция мероприятия представляет собой определенную последовательность действий, обозначив которые можно должным образом с успехом реализовать собственный проект. Т.к. мы рассматриваем второй тип проектов – организаторский, знакомство с данной концепцией лучше всего проводить на структурированном материале.

КП: выбор идеи (проблемы).

Начальный этап проектирования предполагает два варианта развития событий: либо выбор существующей проблемы в обществе (социально группе) и последующее ее решение, либо выбор уже существующей сгенерированной идеи и последующее ее воплощение в жизнь. Данные события связанны с исследованием внутренней и внешней среды организации, изучением возможностей фирмы (проектной группы), а также с формулированием актуальной проблемы в обществе – своего рода заявлением со стороны проектного коллектива о своих намерениях разрешить существующую проблему.

Стоит отметить, что подобные процессы сопровождаются "сколачиванием" группы единомышленников вокруг идеи, что позволяет в дальнейшем вести совместную работу над реализацией проекта. Увеличивается число сторонников мероприятия: пропорционально существующей и нарастающей потребности общества в проекте (мероприятии, акции), растет заинтересованность со стороны инвесторов (заказчиков)…

КП: разработка проекта.

Следующий этап нам уже знаком по предыдущему материалу статьи – содержание проекта. Здесь стоит задача разработать и представить инвесторам официальный документ, в котором определены цели и задачи, составлен план работ, определены ресурсы и источники их получения, составлен бюджет, разработана система оценок проекта.

КП: выполнение.

Прежде чем приступать к реализации проекта, необходимо согласовать разработанный документ с заказчиком, и после внесения необходимых коррективов обоих сторон и предварительного инвестирования, браться за долгожданное дело.

I. Подготовительный этап.

Рассматривая ситуацию, при которой проект пройдет в один день, этап подготовки предполагает решение различных задач до момента проведения (основной части) мероприятия. К числу подобных задач относится:

- распределение обязанностей среди коллектива
(набор и обучение кадров всех ролей);

- создание штаба оперативного реагирования;

- продажа спонсорских пакетов
(технических, информационных, генеральных);

- переговоры с поставщиками и субподрядчиками (агентствами);

- исследование и опрос общественного мнения;

- закупка и доставка оборудования и материалов;

- формирование спроса (рассылка приглашений,
рекламные каналы, телемаркетинг и т.п.);

- работа с прессой (пресс-конференции, круглые столы,
личные встречи с журналистами).

II. Центральный этап.

Именно здесь проходит основная часть проекта. Его качество целиком и полностью зависит от предыдущего – подготовительного этапа. Стоит отметить важность наличия необходимой информации о количестве и составе аудитории, а также иметь представление о ее потребностях и ожиданиях. Располагая данной информацией на ее основе необходимо организовать: регистрацию и встречу гостей, осуществлять общую координацию мероприятия (в т.ч. перемещение участников на обед), контроль и управление сервисом, обеспечивать порядок и охрану, проводить фотосъемку. Наиболее интересным стоит отметить тот факт, что более всего человеку запоминается начало и завершение мероприятия. По этой причине стоит больше уделять внимания проработке сценария программы и самые яркие моменты, производящие наиболее ощутимое воздействие, включать в торжественное открытие и закрытие проекта...

III. Завершающий этап.

Основная часть проекта завершилась. На руках имеются отзывы участников мероприятия. Время пришло для закрепления позиций проекта в обществе. Данные задачи решаются путем подготовки финансовых и статистических отчетов, рассылки благодарственных писем спонсорам, инвесторам, участникам, СМИ, информированием общественности о результатах. Наиболее важными задачами являются работа с финансовой задолжностью, а также анализ результатов работы над проектом – подведение итогов с командой.

* * *

Таким образом, концепция представляет собой последовательность и набор логических действий, содержащихся в образном мышлении человека, упуская из виду которые, приходится принимать необдуманные решения. Первоклассным считается проект, который в своей основе содержит задачи концепции. Именно при таком случае документ станет не забытой бумагой из нескольких страничек, а реальным помощником.

Зачастую же бывает так, что разработанный документ направляется в архив и про него забывают до завершающего этапа – совещания по подведению итогов реализации. В таком случае он является лишь отчетностью. Но не советником руководителю…

Разработать концепцию довольно просто, если есть идея и примерное ее воплощение – все что содержится в мыслях, переносится на бумагу. После проводится анализ на причинно-следственные связи, вносятся необходимые изменения, добавления...

Полезность грамотной разработки начинаешь осознавать, когда через одного человека проходит целый портфель проектов, отследить которые без повторного знакомства с документом не представляется возможным. В этом и есть уникальность технологии проектирования, которая путем "вытеснения" (копирования) мыслей на бумагу в любой момент времени позволяет вернуться к первоначальному состоянию и оказать необходимое управляющее воздействие, будь то расширение проекта, либо его ликвидация…

РФ, г. Москва. НОУ ВПО МНЭПУ
МЭМФиС, ГМУ – 4 курс
И.В. Литовченко

Список использованной литературы:
1. Грегори Хорин. Моя первая книга об управлении проектами;
2. Александр Шумович. Великолепные мероприятия;
3. Рабочая тетрадь слушателя школ ДСМП г. Москвы;
4. wikipedia.org. Материалы Википедии.

Наверх